Erfolgsrezept - World Café, Open Space & Co.  

Nach wie vor ist der Hype um Partizipation und Interaktion ungebrochen. Seminare hierzu schießen teilweise wie Pilze aus dem Boden und auch die Netzwerkstatt der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) im letzten Jahr erfreute sich einer großen Teilnahmebereitschaft.

 

World Café, BarCamp & Co. sind mittlerweile in (fast aller Munde). Doch scheint es im Daily Business noch Unsicherheiten bei der Umsetzung und Anwendung zu geben.

 

Nach Meinung der MICE ACADEMY ist es zweitrangig wie Sie die einzelnen partizipativen und interaktiven Formate beim Namen nennen. Sie müssen das Grundprinzip verstehen, damit Sie individuell für Ihre Veranstaltungs- und Unternehmensziele Partizipation und Interaktion konzipieren können. 

Reiner Freese (2016) - World Café in der Netzwerkstatt der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren in Berlin

Warum funktionieren partizipative und interaktive Formate?

 

Eventbusiness as Usual

Ein Blick in die Welt der Veranstaltungskonzeption zeigt, dass Veranstaltungen oftmals konzipiert werden, um die Teilnehmenden zu unterhalten. Es wird ein Veranstaltungsrahmen aufgespannt, der die Teilnehmenden derart in ein Muster  - in unserem Fall die jeweilige Veranstaltung - presst, dass den Teilnehmenden jedwede Form der Selbstverantwortung (ab-)genommen wird. Natürlich ist es ein Credo gelungener Konzeption & Organisation, dass sich die Teilnehmenden so intuitiv wie möglich beginnend bei der Anmeldung über die Anfahrt bis zur eigentlichen Veranstaltung und Abreise, durch die Veranstaltung bewegen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man Ihnen das Denken abnimmt.

 

Geben Sie Ihren Teilnehmenden ihre Selbstverantwortung zurück!

Bereits Kleinkinder erfahren Selbstwirksamkeit dadurch, dass ihnen im Rahmen ihrer motorischen und kognitiven Fähigkeiten, Aufgaben übertragen werden. Das beginnt beim „Selber anziehen“ und endet beim ungeliebten „Selber Aufräumen“. Sie merken „Selber machen“ ist hier das Stichwort. Denn nur darüber erfahren Ihre Teilnehmenden, dass diese SELBST etwas bewirken können. Die Teilnehmer werden nicht in einen Rahmen gepresst, sondern die Teilnehmenden bestimmen über diesen. Bereits Maslow kam über seine Bedürfnispyramide zu dem Schluss, das Anerkennung und Selbstverwirklichung die Bedürfnisse sind, die über den anderen stehen. 

Fotolia.de. - Kinder lauschen auch nicht stundenlang Ihren Vorträgen - Sie machen selbst.

Was sollten Sie tun?

Wenn wir bei Maslow bleiben, konzipieren Sie natürlich weiterhin perfekt durch designte und organisierte Veranstaltungen. Denn:

 

1. Stillen Sie Grundbedürfnisse

Zu den Grundbedürfnissen zählen Hunger, Durst aber auch Schlaf. Nun werden Sie an dieser Stelle keine Betten zum Schlafen aufstellen. Aber Sie bieten durch die Zeit während des Check In eine Möglichkeit, dass die Teilnehmenden ankommen und sich von der Anreise erholen können. Auch Pausen gehören dazu. Geben Sie Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit zur Entspannung. Das hat auch den Vorteil, dass die Teilnehmenden die Veranstaltungsbotschaft besser aufnehmen können.

 

2. Safety First

Das Sicherheitsbedürfnis ist nicht nur auf die Organisation der Security, die Einhaltung von Vorschriften und Verordnungen beschränkt. Auch Orientierung gibt Sicherheit. Sie geben diese Orientierung über die intuitive Anmeldung, über freundliches Personal beim Check In, dass den Weg zur Garderobe erläutert. Sicherheit entsteht auch über den Ablauf, den Sie an Ihre Teilnehmenden kommunizieren und, und, und. Das dahinter liegende Prinzip ist folgendes. Jede Situation, in der sich der Teilnehmer fragt „Wo muss ich hin“, „Was muss ich tun“, „Habe ich noch Zeit, um zu telefonieren“ erzeugt Unsicherheit. Damit einher geht Unzufriedenheit. Ihre Veranstaltungswirkung sinkt. Aus diesem Grund ist es so notwendig mit Ihren Teilnehmenden zu kommunizieren.

 

Bedauerlicherweise setzt meist an dieser Stelle das Perfektionismus-Gen und der Wunsch nach bedingungsloser Kontrolle beim Eventmanager ein, der Veranstaltungen ans Tage fördert, die den Teilnehmenden komplett fremd bestimmen.

 

Was können Sie tun, um das zu ändern? Auch hier gibt Maslow die Richtung vor:

 

 

Maslow, Abraham. H. (1954): Motivation & Personality, Adison-Wesley Educational Publishers Inc. 3rd Edition

Step 3  - Soziales Bedürfnis

Menschen als soziale Lebewesen sind zwar den jeweiligen Differenzen im Naturell geschuldet, unterschiedlich stark auf soziale Bindung aus. Nichts desto trotz gilt es, diesem Bedürfnis Raum zu geben. Zum einen in sehr einfacher Form durch freundliches, zuvorkommendes Personal. Zum anderen aber auch durch die Förderung sozialer Bindung. Sog. Networking Events, die davon ausgehen, dass 50 Personen sich schon irgendwie unterhalten werden, sind zum Scheitern verurteilt. Denn:

  1. Wir haben gelernt „Rede nicht mit Fremden“
  2. Die Teilnehmer kommen meist mit Kollegen und bleiben unter sich.

Ihre Aufgabe ist es also zum einen Raum für die Kommunikation untereinander zu lassen und zum anderen aber auch Kommunikation zu initieren. Durch genau diese partizipativen und interaktiven Formate.

 

Step 4   - Anerkennung und Wertschätzung

Die Vertreter der Anerkennungspädagogik sprechen auch davon, das „Da sein“ und das „So sein“ zu akzeptieren. Im ersten Schritt muss es also auch hier wieder beginnend beim Personal gelingen, ein „Schön, dass Sie da sind“ zu leben. Nun ist es selten der Fall, dass alle Teilnehmer zufrieden sind. Jeder Teilnehmer hat unterschiedliche Bedürfnisse, jeder Teilnehmer nimmt unterschiedliche Aspekte wahr, jeder Teilnehmer konstruiert seine Welt anders. Es ist der Fluch von Dienstleistungen, so jede Veranstaltung eine ist, dass der Veranstaltungskonsument zum aktiven Part der Leistungserstellung wird. Das bedeutet, nicht, dass Sie jeden Einzelwunsch Ihrer Teilnehmenden erfüllen müssen, meist auch nicht können. Kommunikation ist aber auch hier das Schlüsselwort. Hören Sie Ihren Teilnehmenden zu. Erklären Sie Hintergründe. Lösen Sie bestenfalls das Problem. Nehmen Sie jeden, vielleicht in ihren Augen scheinbar unwichtigen Teilnehmer wahr und schenken Sie ihm Ihre Aufmerksamkeit.

 

Step 5 - Selbstverwirklichung

Step 1 bis Step 4 spannen nach wie vor den Rahmen auf. Doch wird durch Step 5 Ihre Veranstaltung erst lebendig. Step 5 bedeutet für Sie als Eventmanager die Kontrolle und Verantwortung an die Teilnehmenden zu geben. Das beginnt damit, dass die Teilnehmenden selbst wählen, welche Themen Inhalt der Veranstaltung werden sollen und endet darin, dass Zeit- und Raumpläne beispielsweise auch erst während der Veranstaltung festgelegt werden. Im einfachsten Sinne geben Sie ihren Teilnehmenden Aufgaben, Sie leiten an und geben Raum. Raum für Kommunikation, Aktion und Emotion.

Der wesentliche Erfolgsfaktor dabei ist, dass Sie ihren Teilnehmenden genau erläutern, wie die Vorgehensweise bei Ihrem jeweiligen Partizipativen Format ist. Auch hier gilt: Sie geben den Rahmen vor, den Inhalt füllen die Teilnehmenden. Nutzen Sie zudem einen Moderator oder eine Moderatorin, um die Teilnehmenden anzuleiten. Es ist wichtig, dass Sie eine „Anlaufstelle“ für  ihre Teilnehmenden anbieten, da sonst auch bei perfekter Organisation von Step 1 bis 4, ihre Teilnehmenden wieder zurück auf Step 3 fallen. Wer nicht weiß, was er tun soll, verliert die Orientierung und somit ein Stück (Selbst-) Sicherheit.

 

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